Калькулятор с отправкой заявки на почту и в Telegram

Калькулятор с отправкой заявки на почту ставят, чтобы клиент посчитал цену и сразу оставил контакты. Но между кнопкой «Отправить» и вашим телефоном есть несколько звеньев, и каждое может подвести. Заявка уходит в спам, CRM не отвечает, хостинг перестаёт отправлять письма. Клиент уверен, что заявку приняли, а вы о ней не знаете. Разберём, почему так бывает и как настроить доставку заявок, чтобы этого не случилось.

Почему заявки с сайта теряются

Чаще всего заявка не пропадает из-за одной большой поломки. Она теряется тихо, и никто этого не замечает неделями.

Письмо попало в спам или не было отправлено

Многие сайты отправляют почту стандартной функцией CMS или хостинга. Такие письма часто не проходят проверки почтовых сервисов и попадают в спам, а иногда просто не уходят: хостинг ограничил отправку, сменились настройки, закончился лимит. Сайт при этом показывает клиенту «Спасибо, мы свяжемся с вами».

Упал вебхук или CRM

Если заявка отправляется в CRM напрямую, достаточно нескольких минут недоступности CRM, истёкшего токена или изменения настроек интеграции. Без повторной отправки заявка, отправленная в эти минуты, пропадает навсегда.

Заявка нигде не сохранилась

Самая неприятная ситуация: форма отправляет данные «на лету» и нигде их не хранит. Если доставка не удалась, восстановить заявку негде. Вы даже не узнаете, что она была.

Спам забивает канал

Обратная проблема: без защиты форма получает десятки спам-заявок в день. Менеджеры перестают внимательно читать уведомления, и настоящая заявка теряется среди мусора.

Как устроен калькулятор с отправкой заявки на почту в Qalca

Мы строили доставку заявок в Qalca с расчётом на то, что любой канал может отказать.

Сначала база, потом отправка. Заявка сначала сохраняется в базу Qalca и только потом отправляется по каналам. Даже если все каналы недоступны, заявка не пропадёт.

Повторы. Если канал не ответил, Qalca повторяет отправку до 8 раз в течение суток. Короткий сбой почты или CRM не приводит к потере заявки.

Красный канал и уведомление владельцу. После трёх неудачных попыток канал помечается в кабинете красным, а владельцу приходит уведомление. Вы узнаёте о проблеме сразу, а не через месяц, когда заметите, что заявок стало меньше.

Все заявки в кабинете. Любую заявку можно открыть в кабинете Qalca и выгрузить. Это страховка на случай, если письмо всё-таки не дошло.

Что приходит в заявке. Все параметры, которые выбрал клиент, и итоговая сумма. Например, для калькулятора натяжных потолков это площадь, полотно, светильники и монтаж. Сумму пересчитывает сервер, поэтому подделать её в заявке нельзя.

Антиспам без капчи. Скрытое поле-ловушка, проверка времени заполнения, невидимая проверка браузера, лимит заявок с одного IP. По желанию можно включить капчу Яндекса (SmartCaptcha).

Какие каналы доставки выбрать

Лучше всего работает связка из двух каналов: один для быстрой реакции, второй для учёта.

Канал	Для чего	Тариф Qalca
Почта	основной канал и архив	все тарифы
Telegram	быстрая реакция с телефона	на любом тарифе
Вебхук в CRM	учёт заявок и работа менеджеров	на любом тарифе
SMS через sms.ru	если в отделе не пользуются мессенджерами	отдельная опция

Тарифы за один калькулятор в месяц: Старт 490 ₽ в месяц (300 заявок, почта, Telegram, вебхук в CRM, статистика), Бизнес 1 490 ₽ (1 500 заявок, плюс онлайн-запись, приём оплаты, файлы, автоответ клиенту), Про 2 990 ₽ без лимита заявок, с SMS, без ссылки Qalca и персональной поддержкой. Если лимит заявок закончился, калькулятор продолжает считать, а вместо формы показывает просьбу позвонить.

Как настроить отправку заявок

Ниже порядок, который мы советуем. Все настройки уведомлений делаются в кабинете Qalca, программист не нужен. Вход в кабинет без пароля, по коду из почты.

1. Почта

Укажите адрес, на который должны приходить заявки. Лучше рабочий ящик, который читают каждый день, а не личную почту одного сотрудника.

После настройки:

отправьте тестовую заявку через калькулятор на сайте;
если письмо не пришло во «Входящие», проверьте папку «Спам» и отметьте письмо как «не спам»;
добавьте адрес отправителя в контакты, чтобы следующие письма не попадали туда же.

2. Telegram

Telegram удобен тем, что заявка приходит на телефон за секунды, и менеджер может перезвонить клиенту, пока тот ещё на сайте. Подключите Telegram в настройках уведомлений и отправьте тестовую заявку. Если заявки должны видеть несколько человек, отправляйте их в общий рабочий чат, а не в личные сообщения одного сотрудника.

3. Вебхук в CRM

Вебхук передаёт заявку в amoCRM, Битрикс24 или другую систему, которая умеет принимать данные по адресу.

Порядок такой:

Qalca отправляет заявку в своём формате (JSON), поэтому amoCRM и Битрикс24 подключают через сервис-посредник (Albato, ApiX-Drive, Make и подобные) или небольшим скриптом. В посреднике создайте сценарий «принять вебхук → создать сделку» и скопируйте адрес приёма.
Укажите этот адрес в поле «Вебхук в CRM» в настройках уведомлений Qalca.
Отправьте тестовую заявку, сопоставьте поля и проверьте, что в CRM появилась сделка или лид с параметрами расчёта и суммой. Подробно о настройке в статье «Заявки с сайта в amoCRM и Битрикс24».

Если CRM будет недоступна, Qalca повторит отправку, а при повторяющихся сбоях пометит канал красным и уведомит вас. Пока вы разбираетесь, заявки продолжают сохраняться в кабинете и уходить на почту.

4. SMS

SMS отправляются через сервис sms.ru, это отдельная опция. Подходит, если заявки принимает человек, который не пользуется мессенджерами, или как запасной канал для срочных заявок.

5. Автоответ клиенту

На тарифах Бизнес и Про можно включить автоответ: клиент получает подтверждение, что заявка принята. Это снижает число повторных заявок и звонков «дошло ли».

Проверьте доставку заявок раз в месяц

Даже с повторами и уведомлениями полезно раз в месяц делать простую проверку:

отправить тестовую заявку с сайта;
убедиться, что она пришла во все подключённые каналы;
сравнить число заявок в кабинете с числом сделок в CRM за месяц.

Если цифры расходятся, вы найдёте проблему раньше, чем она обойдётся в десятки упущенных клиентов.

Что ещё помогает не упустить клиента

Доставка это половина дела. Вторая половина: чтобы по заявке было удобно и быстро перезвонить.

Спрашивайте только нужное. Имя и телефон обязательны, остальное лучше вынести на второй или третий шаг формы. Тот, кто не хочет заполнять подробности, всё равно оставит контакт.
Спросите удобный способ связи. Кто-то ждёт звонка, кто-то просит написать в мессенджер. Если это поле есть в форме, менеджер не будет звонить человеку, который просил написать.
Используйте сумму в разговоре. В заявке есть итоговая цена и все параметры, поэтому менеджер начинает разговор не с вопроса «что вас интересует», а с уточнения расчёта.
Назначьте ответственного за каждый канал. Если в общий чат заявки приходят всем, легко решить, что ответит кто-то другой.

Как поставить калькулятор с формой заявки на сайт

Выберите шаблон своей ниши. Например, установка кондиционера или стоимость доставки груза. Задайте свои цены, при необходимости переименуйте поля под свой бизнес и скройте лишние. Форма заявки может быть до трёх шагов, с условными полями и загрузкой фото или плана.

Калькулятор ставится одной строкой кода на любой сайт, куда можно вставить HTML. Подробные инструкции для Тильды, WordPress и других платформ в разделе «Установка», а если у вас Тильда, почитайте ещё статью «Калькулятор для Тильды».

Попробуйте Qalca

Подключите почту и Telegram, отправьте тестовую заявку и посмотрите, как она приходит с параметрами и суммой. Первые 7 дней бесплатно.